Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzinformationen für Bewerber: innen
Die nachfolgenden Informationen geben dir einen Überblick über unseren Umgang mit deinen personenbezogenen Daten (im Folgenden: Daten) und Datenschutzrechten. Welche Daten wir von dir konkret verarbeiten, ergibt sich aus dem Bewerbungsverfahren.
Bei Bewerbung über unseren Online-Stellenmarkt:
Wenn du im Rahmen des Bewerbungsprozesses die Webseiten von der Hey Marly GmbH (im Folgendes: Hey Marly) besuchst, gilt zusätzlich unsere Datenschutzerklärung.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kannst du dich wenden?
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die
Hey Marly GmbH
Vogelsanger Straße 80a
50823 Köln
Deutschland
E-Mail: service@heymarly.com
Den Datenschutzbeauftragten von Hey Marly erreichst du unter service@heymarly.com.
Welche Daten nutzen wir und woher stammen sie?
Bewerbung um eine Stelle bei Hey Marly über den Online-Stellenmarkt
Deine personenbezogenen Daten werden direkt bei dir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhoben. Wir erheben und verarbeiten nur die Daten, die mit deiner Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies sind insbesondere:
Bewerberstammdaten (Vorname, Nachname, Anschrift, Telefonnummer etc.)Angaben zur beruflichen Qualifikation (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.)Profilinformationen aus berufsbezogenen sozialen Medien (z. B. LinkedIn, Xing)Notizen über Bewerber: innen Abrechnungsdaten, z.B. Bankdaten für die Erstattung der BewerbungskostenArbeitsergebnisse im Rahmen des Praxistagesandere Angaben, die uns im Zusammenhang mit deiner Bewerbung zur Verfügung stellst
Sofern du im Bewerbungsschreiben oder im Laufe des Bewerbungsverfahrens auch Informationen (z.B. Bewerbungsfoto, sensible Daten wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit etc.) freiwillig mitgeteilt hast, findet eine über die Speicherung hinausgehende Verarbeitung nur statt, wenn du hierin eingewilligt hast oder ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand dies rechtfertigt.
Bewerbung um eine Stelle über ein berufliches Netzwerk
Neben dem Kontaktformular unseres Bewerbungsportals kannst du dich auch über berufliche Netzwerke um eine Stelle bewerben.
Klickst du auf einen der Social Buttons, öffnet sich in deinem Browser ein neues Fenster und ruft die Seite des jeweiligen Dienstanbieters auf, auf der du dich zunächst in dein Profil einloggen kannst.
Wenn du dich für die Bewerbung über LinkedIn entscheidest und die entsprechende Taste anklickst, wirst du zunächst in einem separaten Fenster auf die Seite von LinkedIn weitergeleitet. Dadurch werden Recruitee und anschließend uns deine auf LinkedIn hinterlegten personenbezogenen Daten zwecks der Abwicklung des Bewerbungsprozesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO vermittelt. Mehr über die Verknüpfung Ihres LinkedIn-Profils mit anderen Diensten Dritter und die dabei erfolgende Datenübertragung erfährst du hier.
Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch die Anbieter auf deren Seiten sowie eine Kontaktmöglichkeit und deine diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz deiner Privatsphäre entnimmst du bitte den Datenschutzhinweisen der Anbieter.
https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=hb_ft_priv
Indeed
Wenn du dich für die Bewerbung über Indeed entscheidest und die entsprechende Taste anklickst, wird zunächst ein Pop-up-Fenster eröffnet. Dort kannst du einen neuen Indeed-Lebenslauf unter Angabe deines Namens, deiner E-Mail-Adresse sowie deiner Telefonnummer anlegen. Alternativ kannst du dich ggf. in dein bereits bestehendes Indeed-Profil einloggen und uns deine dort bereits hinterlegten Bewerbungsunterlagen über Indeed zukommen lassen. Die von dir hochgeladenen Dateien sowie weitere personenbezogene Daten wie deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Telefonnummer werden von Indeed gespeichert und an uns zwecks der Abwicklung des Bewerbungsprozesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO die dort hinterlegten personenbezogenen Daten weitergeleitet.
Mehr über die Datenerhebung und -übermittlung zwischen Bewerber: innen, Indeed und Arbeitgebenden im Rahmen des Indeed-Lebenslauf-Programms erfährst du hier.
Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch die Anbieter auf deren Seiten sowie eine Kontaktmöglichkeit und deine diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz deiner Privatsphäre entnimmst du bitte den Datenschutzhinweisen der Anbieter.
https://de.indeed.com/legal?hl=de#privacy
Für welchen Zweck verarbeiten wir deine Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten
Wir erheben und verarbeiten deine Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Durchführung sowie Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und der Beurteilung, inwieweit eine Eignung für das betreffende Beschäftigungsverhältnis oder andere vakante Positionen vorliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG).
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen dir und uns kommt werden wir die bereits von dir erhaltenen Daten für Zwecke des Einstellungsprozesses und zur Durchführung / Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG) weiterverarbeiten.
Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon Telefon-Interview / Video-Interview
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses werden wir dich bzgl. deiner Bewerbung, bei Rückfragen oder zur Abstimmung von Bewerbungsgesprächen kontaktieren. Hierfür werden wir die von dir zur Verfügung gestellten Kontaktdaten nutzen und dich damit per E-Mail oder telefonisch kontaktieren. Für Bewerbungsgespräche und der ggfs. stattfindende Praxistag nehmen wir verschiedene Dienstleister in Anspruch. Auch Bewerbungsgespräche können telefonisch geführt werden. Informationen zum Umgang mit deinen Daten findest Du in den folgenden beiden Abschnitten:
Microsoft Teams
Wir nutzen Microsoft Teams (als Telefon-/Videokonferenzen), um Bewerbungsgespräche mit dir durchzuführen. Microsoft ist für die Verarbeitung der Daten über Microsoft Teams (App oder Browser) verantwortlich.
Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt zum einen davon ab, welche Angaben du vor und bei der Teilnahme an einem Online-Meeting selbst machst, zum anderen, wie du an dem Meeting teilnimmst.
Folgende Daten werden bei der Teilnahme an einem Online-Meeting verwendet: Angegebener Benutzername, deine E-Mailadresse, wenn von dir eingestellt, dein Profilbild, Sprachauswahl. Darüber hinaus werden sog. Metadaten erfasst, wie Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Ort. Zudem kannst du an dem Meeting mit oder ohne Video und mit oder ohne Ton teilnehmen und darüber hinaus auch die Chatfunktion nutzen und hierüber Text oder Dateien senden. Soweit du diese Funktionen nutzt, werden Bild- und Tondateien sowie die über die Chatfunktion versendeten Daten verarbeitet. Grundsätzlich werden die Meetings nicht aufgezeichnet. Sollte dies doch einmal der Fall sein, wirst du zuvor darauf hingewiesen und um deine Einwilligung gebeten.
Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung der Bewerbungsgespräche, die Durchführung des Praxistags sowie ggfs. der Austausch von Daten über die Chatfunktion. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 DSGVO.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an einem Online-Meeting verarbeitet werden, werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, diese sind zum Zwecke der Weitergabe übermittelt worden. Wir setzen zur Durchführung der Online-Meetings Dienstleistungsunternehmen im Rahmen einer Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag ein. Diese Unternehmen haben ihren Sitz in den USA. Bitte beachte hinsichtlich der damit verbundenen Risiken die Hinweise unter dem Abschnitt zur Drittlandübermittlung unten.
Bewerbung über sonstige Kommunikationswege
Solltest du uns deine Bewerbung z.B. per E-Mail oder per Post zukommen lassen, so wird die Bewerbung im Rahmen unserer internen Prozesse eingescannt und die Angaben elektronisch weiterverarbeitet auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. DSGVO § 26 Abs. 1 BDSG.
Bewerber- und Personalmanagement
Für die interne Verwaltung der Stellenausschreibung werden Bewerberdaten innerhalb eines Bewerbungsmanagementsystems verarbeitet.
Wenn wir im Anschluss auf das Bewerbungsverfahren ein Arbeitsvertrag mit dir abschließen, dann speichern wir deine personenbezogenen Daten in der Personalakte zum Zwecke des üblichen Organisations- und Verwaltungsprozesses unter Beachtung der weitergehenden rechtlichen Verpflichtungen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen deiner Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO i. V. m.
§ 26 Abs. 1 BDSG.
Für das Bewerber- und Personalmanagement nutzen wir Software verschiedener Dienstleistungsunternehmen. Diese sind als Auftragsverarbeiter für uns tätig.
Aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder im öffentlichen Interesse
Wir verarbeiten die Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder behördlicher Vorgaben. Ebenso erfolgt die Verarbeitung, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeberin, insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts sowie um Kontroll- und Meldepflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO i.V.m. § 26 BDSG erfüllen zu können.
Aufgrund einer Einwilligung
Sollte sich aus deinem Anschreiben oder Lebenslauf ergeben, dass du eine Verarbeitung offengelegter personenbezogener Daten, auch solcher besonderer Kategorien (wie z.B. die Angabe über ehrenamtliche Tätigkeiten in einer Partei oder einer Glaubensorganisation) wünschst, für die kein gesetzlicher Erlaubnistatbestand existiert, gehen wir von deiner Einwilligung für die Verarbeitung aus. Dasselbe gilt für Daten, die nicht im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens erforderlich sind.
Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, ggf. i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Deine Einwilligung kannst du jederzeit, auch während des laufenden Bewerbungsverfahrens, für die Zukunft widerrufen, indem du uns über diese E-Mail kontaktierst: lea.kuklok@heymarly.com.
Sofern du in deinem Anschreiben oder Lebenslauf personenbezogene Daten eingibst, die wir nicht selbst erheben dürfen, gehen wir für die Speicherung dieser Daten von deiner Einwilligung auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO aus und nutzen diese nicht für weitere Zwecke.
Deine Einwilligung kannst du jederzeit, auch während des laufenden Bewerbungsverfahrens,
für die Zukunft widerrufen.
Aufnahme in den Bewerbungspool
In manchen Fällen kann es dazu kommen, dass wir Bewerber:innen nicht für die ausgeschriebene Stelle berücksichtigen können. Wir bieten in einigen Fällen die Möglichkeit der Aufnahme in unseren Bewerbungspool an.
Eine solche Aufnahme in den Bewerbungspool kommt natürlich nur dann vor, wenn du uns hierfür freiwillig deine Einwilligung in die Aufnahme in den Bewerbungspool erteilt hast. Die Dauer der Speicherung wird dir bei Einholung der Einwilligung mitgeteilt.
Die erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden, indem du uns über diese E-Mail kontaktierst: lea.kuklok@heymarly.com.
Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Personen Zugriff auf deine Daten, die diese zur Erfüllung der o.g. Zwecke, insbesondere für die Entscheidung über die Einstellung und zur Erfüllung unserer vor-/vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen, z. B. verantwortliche Führungskräfte, Mitarbeiter Recruiting.
Als Arbeitgeberin haben wir bereits im Bewerbungsprozess in bestimmten Fällen gesetzliche Pflichten zur Datenweitergabe. Darüber hinaus bedienen wir uns ausgewählter Dienstleistungsunternehmen (Auftragsverarbeiter) und Erfüllungsgehilfen der im Folgenden genannten Kategorien, die im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf deine Daten erhalten können und diese für die Erfüllung der von uns erteilten Aufträge verwenden.
öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,Dritte, die deine Daten für eigene Zwecke verarbeitenZahlungsdienstleistungsunternehmen / BankenPostdienstleistungsunternehmenWirtschaftsprüfungsgesellschaften / RechtsdienstleistungsunternehmenDienstleistungsunternehmen (Auftragsverarbeiter) / Erfüllungsgehilfen in den Bereichen:Recruiting SoftwarePersonalmanagementsoftwareBewerberportaleOffice-AnwendungenVideo-Telefonie-SoftwareGgf. Hogrefe Testsystem (HTS)
Werden meine Daten in ein Drittland übermittelt?
Die im Bewerbungsverfahren stattfindende Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU/des EWR. Eine Drittlandübermittlung findet insofern nicht statt.
Unsere Verträge mit den Dienstleistungsunternehmen sehen eine ausschließliche Verarbeitung auf Servern in der EU vor. Außerdem haben wir Standardvertragsklauseln als geeignete Garantie vereinbart.
Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern deine Daten, solange es für die Erfüllung der o.g. Zwecke, insbesondere für die Entscheidung über deine Bewerbung und ihre Eignung für vakante Positionen, erforderlich ist.
Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen dir und uns nicht zustande kommt, löschen wir deine Daten 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern nicht gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist oder du in eine längere Speicherung eingewilligt hast.
Dies trifft auch auf dein Bewerberkonto zu, falls du eins erstellt hast.
Solltest du der Aufnahme im Bewerberpool zugestimmt hast, so erfolgt eine Speicherung der Daten bis zu einem Jahr.
gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, in dem dort bezeichneten Umfang Auskunft über deine von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die weitere Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information; zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung; aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von dir bestritten wird; die Verarbeitung unrechtmäßig ist, du aber deren Löschung ablehnst; wir die Daten nicht mehr benötigen, du diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst oder du gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hast;gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, deine personenbezogenen Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel kannst du dich hierfür an die Aufsichtsbehörde deines üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.
Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung deiner personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung von Daten sowie Widerruf ggf. erteilter Einwilligungen oder Widerspruch gegen eine bestimmte Datenverwendung wendest du dich bitte an unsere betriebliche Datenschutzbeauftragten.
Bist du verpflichtet, deine Daten bereitzustellen?
Im Rahmen deiner Bewerbung musst du diejenigen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Eignungsbeurteilung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Bewerbungsverfahren durchzuführen und eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit dir durchzuführen.
Widerspruchsrecht
Soweit wir zur Wahrung unserer im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen personenbezogene Daten wie oben erläutert verarbeiten, kannst du dieser Verarbeitung mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Erfolgt die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings, kannst du dieses Recht jederzeit wie oben beschrieben ausüben. Soweit die Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt, steht dir ein Widerspruchsrecht nur bei Vorliegen von Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, zu.
Nach Ausübung deines Widerspruchsrechts werden wir deine personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesen Zwecken verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Dies gilt nicht, wenn die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings erfolgt. Dann werden wir deine personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesem Zweck verarbeiten.
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